Používateľské roly a oprávnenia
Prístupové práva určujú, ktoré aplikácie môže používateľ otvoriť, aké záznamy uvidí a čo s nimi môže robiť. Spravuje ich administrátor v Nastaveniach.
Typ používateľa a rola
Hubleto rozlišuje typ používateľa a priradené roly. Typ sa podieľa na určení rozsahu viditeľných záznamov. Roly slúžia na prideľovanie oprávnení; jeden používateľ môže mať viacero rolí. Prístup ovplyvňuje aj zoznam aplikácií povolených pre daného používateľa.
Vlastník záznamu nie je to isté ako administrátor. Označenie Owner pri zázname vyjadruje jeho priradenie konkrétnemu používateľovi, nie neobmedzený prístup k celej organizácii.
Predvolené roly
Štandardná inštalácia definuje nasledujúce roly. Prehľad opisuje ich zamýšľané použitie; konkrétne možnosti vždy závisia od nastavených oprávnení, typu používateľa a príslušnej aplikácie.
| Rola | Typické použitie |
|---|---|
| Administrátor (Administrator) | Správa inštalácie, používateľov a nastavení. Predvolená administrátorská rola má udelené všetky oprávnenia. |
| Vedenie (Chief Officer) | Širší prehľad o firemných údajoch a práca s väčšinou záznamov. Nie je náhradou administrátorskej roly na správu nastavení. |
| Manažér (Manager) | Práca so záznamami, ktoré používateľ vlastní alebo riadi. Podľa aplikácie a typu používateľa môže rozsah zahŕňať aj tímové alebo zdieľané záznamy. |
| Zamestnanec (Employee) | Bežná práca najmä s vlastnými alebo zdieľanými záznamami. Nejde automaticky o prístup iba na čítanie. |
| Asistent (Assistant) | Podobné použitie ako pri zamestnancovi, podľa nastavení môže mať užší rozsah oprávnení. |
| Externý používateľ (External) | Prístup pre externých spolupracovníkov. Potrebné oprávnenia a aplikácie mu musí administrátor výslovne sprístupniť. |
Názvy rolí sa môžu zobrazovať v jazyku použitej inštalácie. Organizácia môže mať aj vlastné roly.
Zobrazenie a úprava záznamov
Možnosť vidieť záznam neznamená automaticky možnosť ho upraviť alebo vymazať. Rozsah prístupu ovplyvňuje niekoľko nastavení:
- Aplikácie: Používateľ musí mať prístup k aplikácii, v ktorej chce pracovať.
- Oprávnenia rolí: Určujú povolené akcie, napríklad čítanie, vytváranie, úpravu alebo mazanie údajov.
- Priradenie záznamu: Pri aplikáciách, ktoré to podporujú, sa zohľadňuje vlastník, manažér, tím alebo zdieľanie s konkrétnym používateľom.
Príklad: Dvaja používatelia môžu otvoriť aplikáciu Zákazníci, ale vidieť v nej odlišné záznamy. Jeden pracuje s vlastnými zákazníkmi, druhý aj so zákazníkmi svojho tímu. Samotný názov roly preto nestačí na určenie ich presných práv.
Kde sa roly spravujú
- Ako administrátor otvorte Nastavenia.
- V časti Roly (Roles) skontrolujte dostupné roly.
- V časti Používatelia (Users) otvorte používateľa a skontrolujte jeho typ, priradené roly a povolené aplikácie.
- Oprávnenia rolí skontrolujte v časti Role permissions. Názvy položiek sa môžu líšiť podľa jazyka rozhrania.
Práva prideľujte podľa práce, ktorú používateľ potrebuje vykonávať. Administrátorský prístup nepoužívajte ako bežné riešenie chýbajúceho oprávnenia.
Keď nemáte prístup
Ak nevidíte aplikáciu, chýba vám záznam alebo nemôžete uložiť zmenu, obráťte sa na administrátora. Uveďte názov aplikácie, príslušný záznam a akciu, ktorú ste chceli vykonať. Administrátor môže overiť oprávnenia aj priradenie záznamu.